Documentos fiscais são os registros que contém todas as informações das operações realizadas pela empresa.

 

Como, por exemplo, dados de entradas e saídas de mercadorias, prestações de serviço, o cálculo dos impostos devidos e as demais informações sobre as operações.

 

A gestão e o controle dos documentos fiscais são extremamente importantes para os empresários.

 

Pois visam evitar que a empresa tenha problemas com o fisco.

 

Dentre eles, podemos citar os problemas na contabilização dos débitos fiscais.

 

Seja, pela falta de atenção com alterações nas alíquotas, o que pode gerar casos de notificações por falhas na emissão de documentos.

 

Você, contribuinte, sabe como realizar essa gestão?

 

Vamos ver a seguir as consequências de não realizar a gestão dos documentos fiscais da sua empresa.

 

E, nesse caso, qual solução podemos ter para facilitar esse procedimento.

 

Deixar de realizar o gerenciamento dos documentos ficais, ou executá-lo de maneira errada, pode fazer com que o Fisco venha a punir a sua empresa, podendo ser uma autuação bastante prejudicial.

 

Todavia, em um mundo globalizado a automatização de processos está se tornando uma prática cada vez mais comum.

 

Como esperado, os processos fiscais não ficam de fora dessa modernização. Essa automatização está cada vez mais presente na rotina das empresas que emitem e rebem documentos fiscais, bem como, nos órgãos das próprias fazendas públicas .

 

Com o avanço da tecnologia, está  muito mais fácil emitir os documentos fiscais que contenham todas essas informações.

 

Pois, além de facilitar o procedimento de preenchimento desses dados, a automatização na emissão desses documentos oferece mais segurança e um melhor controle fiscal.

 

Além disso, podemos listar alguns outros benefícios para os contribuintes que emitem esses documentos em formato eletrônico:

 

– Diminuição dos gastos com impressão, com materiais para impressão e também de envio destes documentos;

 

– Simplificação e redução de custo dos processos;

 

– Otimização do tempo;

 

– Aumento do sigilo de dados;

 

– Aumento do espaço de armazenamento de documentos.

 

Diante disso, como já tratamos anteriormente sobre as disposições comuns a todos os documentos fiscais.

 

Agora, passaremos a discorrer especificamente sobre esses documentos fiscais eletrônicos e como isso pode trazer vantagens para o seu negócio.

 

DOCUMENTOS FISCAIS ELETRÔNICOS

 

Regulamentados no Estado de Alagoas pelo Regulamento do ICMS (RICMS/AL), instituído pelo Decreto nº 35.245/91, os documentos fiscais eletrônicos são os documentos que, obrigatoriamente, serão registrados e armazenados eletronicamente na Secretaria de Estado da Fazenda.

 

São documentos fiscais eletrônicos (DF-e):

 

– Nota Fiscal Eletrônica – NF-e

 

– Nota Fiscal de Venda a Consumidor On-line – NFVC-On-line

 

– Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica

 

– Nota Fiscal de Serviço de Comunicação

 

– Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações

 

– Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e

 

– Demais documentos fiscais relativos à prestação de serviço de comunicação ou ao fornecimento de energia elétrica ou de gás canalizado;

 

– Os documentos fiscais para os quais tenha sido gerado o respectivo Registro Eletrônico de Documento Fiscal – REDF

 

– Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços – CT-e OS

 

A emissão de cada uma dessas espécies de documentos é pertinente a cada tipo de prestação ou operação que a empresa realiza.

 

Essa emissão tem alguns requisitos também regulamentados pelo RICMS/AL.

 

REQUISITOS PARA EMISSÃO DE DOCUMENTO FISCAL ELETRÔNICO

 

Além dos requisitos comuns a todos os documentos fiscais, sejam eles eletrônicos ou não, há observações especificas em relação à emissão eletrônica.

 

Na hipótese em que o documento fiscal seja eletrônico, ou seja, deva ser registrado eletronicamente na Secretaria de Estado da Fazenda.

 

O crédito somente será admitido se o Registro Eletrônico de Documento Fiscal – REDF tiver sido regularmente gerado.

 

O Registro Eletrônico de Documento Fiscal (REDF) é o conjunto de informações armazenadas eletronicamente na Secretaria da Fazenda que correspondem aos dados do documento fiscal informados pelo contribuinte emitente.

 

Esse registro é gerado por meio de softwares, que vem integrados a uma ferramenta de gestão.

 

Eles controlam diversos segmentos da empresa, funcionando em conjunto com a gestão que gera os documentos fiscais.

 

Esse software preenche o DF-E (Documento Fiscal Eletrônico) acessando as informações de estoque, de faturamento e se integra com o ponto de venda emitindo os documentos com os certificados necessários.

 

Esse emissor de documentos fiscais deve ser adequado ao tipo de documento que será emitido.

 

Cabe ressaltar que a emissão dos documentos fiscais de maneira correta é obrigação definida pela legislação brasileira, consta no código tributário nacional.

 

Todavia, segundo o RICMS do Estado de Alagoas, na ausência do respectivo Registro Eletrônico de Documento Fiscal – REDF do emitente, o destinatário pode comunicar o fato à Secretaria de Estado da Fazenda para obter o crédito.

 

Ou, havendo divergência entre os dados constantes no documento fiscal e as informações contidas no respectivo Registro Eletrônico de Documento Fiscal – REDF, o destinatário poderá comunicar a irregularidade à Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ).

 

O contribuinte deverá informar à SEFAZ as alterações de natureza tributária ou comercial relativas às operações ou prestações acobertadas pelos Documentos Fiscais Eletrônicos – DFE.

 

O Fisco poderá realizar auditorias para garantir que as empresas estão realizando a emissão corretamente e caso não estejam cumprindo os requisitos legais, tanto em relação à emissão dos documentos eletrônicos quanto em relação ao recolhimento dos tributos registrados, o contribuinte poderá ser penalizado.

 

DESVANTAGENS DE NÃO EMITIR OU EMITIR DOCUMENTOS FISCAIS ELETRÔNICOS INIDÔNEOS

 

A não emissão dos documentos fiscais poderá ocasionar a apreensão das mercadorias e o possível perdimento das mesmas.

 

Bem como, a inscrição do crédito na dívida ativa e ainda pode ser identificado como crime de sonegação de impostos, podendo ocasionar, inclusive, o fechamento da sua empresa.

 

Além disso, para participar de programas nos quais os Governos dos Estados concedem benefícios e incentivos fiscais é necessário que você, contribuinte, mantenha-se dentro da regularidade.

 

No que se refere a inidoneidade, ou seja, a invalidade dos documentos fiscais devido à sua inadequação, tem-se às mesmas consequências aplicadas ao documento fiscal inexistente.

 

Pode ser considerado um documento fiscal inidôneo, segundo o art. 207 do RICMS-AL, um documento cujas informações sejam fictícias ou com adulteração, ou ainda, se preenchido de forma que não permita identificar os elementos da operação ou prestação.

 

Então, uma das vantagens de realizar a emissão eletronicamente, refere-se menor risco de erros no preenchimento que o tornem inidôneo.

 

Portanto, é importante que você contribuinte, não só realize a emissão correta dos documentos, mas que também esteja atento quanto ao cumprimento dos demais requisitos exigidos pela legislação.

 

Após discorrermos sobre a importância da modernização dos procedimentos de gestão fiscal e sobre os benefícios da emissão eletrônica de documentos fiscais, podemos concluir que essa gestão vai muito além do armazenamento de documentos obrigatórios por lei.

 

Mas também,  que é necessário que sejam cumpridos outros requisitos legais.

 

Assim, a desatenção quanto necessária emissão e quanto ao não cumprimento desses requisitos poderá acabar acarretando grandes prejuízos para a sua empresa, inclusive, o possível fechamento por irregularidades.

 

Portanto, você deve estar atento e ficar por dentro do que determina a legislação!

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